先说结论：员工离职后，账号应当停用而不是删除，历史单据必须完整保留且可查。删除账号会连带丢失「这张单是谁做的」这条关键信息，事后追责与查询都无从下手；停用则既切断了登录能力，又完整保留了操作痕迹。
一、回收要做哪四件事
- 停用账号：在账号管理中把状态改为停用，登录即时失效；删除则不建议。
- 收回角色：把该账号所属的角色全部移除，避免停用账号被重新启用后仍带着原有权限。
- 交接在途单据：把该员工名下未审核、未完成的采购单、调价单、退货单等转交给接手人，防止单据长期挂在已离职人员名下卡住流程。
- 改掉通用账号密码：若门店使用过共享账号或临时账号，应一并修改密码，并确认没有写在交接本或贴在收银台上的情况。
二、历史单据还能不能查
能查，且不受账号停用影响。停用只是禁止登录，不清除数据。查询有两种：按单据制单人筛选，列出该员工在职期间的全部单据；或从操作日志按账号与时间检索，看到具体操作时间与动作。
需要交接的多是两类：未完成的业务单据，以及由其负责的客商与供应商对接关系。前者在系统里转交，后者在档案里补充对接人。
三、几个常见错误
- 直接删除账号：历史单据上的制单人变成空值，事后核对无从查证。
- 只改密码不停用：账号仍然有效、权限仍在，等于留下一个无人看管的入口。
- 把离职员工账号转给新人用：新人的操作全记在旧人名下，责任边界彻底模糊，最不可取。
- 忘记回收移动端权限：只停用了电脑端，手机端审批仍可登录操作。
四、建议固定一套离职清单
把上述四步做成一页纸清单，由部门负责人与系统管理员共同确认：人事确认离职日期，业务确认单据交接完成，管理员确认账号停用与角色收回。表单不必复杂，重点是每次按同一顺序走完，不遗漏移动端与共享账号。
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本文内容为业务说明与操作建议，不构成承诺，具体以需求评估与当地监管口径为准。